Więcej o Systemie Informacyjnym DOKUMENT AGH

W Uczelnianym Centrum Informatyki na serwerze regent2.uci.agh.edu.pl, włączonym do zasobów Uczelnianej Sieci Komputerowej udostępniona jest nowa wersja komputerowego systemu DOKUMENT_AGH.

System Dokument AGH jest systemem informacyjnym pozwalającym na rozsyłanie i udostępnianie oficjalnych dokumentów (w formie dokumentów komputerowych) tworzonych i rozpowszechnianych przez różne jednostki i ciała kolegialne Uczelni. Dotyczą one w większości procedur związanych z zarządzaniem Uczelnią.

Taka forma organizacji przepływu dokumentów pozwala na szybkie ich rozpowszechnianie, tworzenie archiwów, oraz szybki i wygodny dostęp do nich dla uprawnionych grup pracowników i studentów.

W obecnej fazie rozwoju "komputeryzacji", System dystrybuuje i przechowuje dokumenty w formie elektronicznej tworzone i rozpowszechniane także w formie papierowej przez Władze Uczelni oraz jednostki centralne odpowiedzialne za zarządzanie Uczelnią. Są to dokumenty takiej wagi jak:

System obsługuje trzy grupy użytkowników:

Z założenia serwer REGENT otrzymuje dokumenty od osób odpowiedzialnych za ich wprowadzenie do obiegu (jednostek organizacyjnych), w postaci pliku przesłanego do systemu. Następnie serwer na podstawie swoich wewnętrznie zdefiniowanych list przyporządkowanych dokumentom (jedynym zarządcą list jest administrator systemu), rozsyła dokumenty do konkretnych odbiorców (jednostek organizacyjnych). Dodatkowo, dokument te w obrębie Uczelnianej Sieci Komputerowej zostają udostępnione w Archiwum DOKUMENT_AGH, a wybrane także na ogólnodostępnej stronie głównej AGH (www.agh.edu.pl)

Archiwum DOKUMENT_AGH stworzone w ramach Systemu jest "bazą danych" (magazynem) wszystkich wprowadzonych do obiegu przez ten system dokumentów. Dostęp do archiwum określają uprawnienia danego użytkownika (większość dokumentów dostępna jest dla wszystkich).

Obecna wersja Systemu zastała zaprojektowana tak aby wysyłka dokumentu do systemu odbywała się poprzez specjalną stronę serwera regent2.uci.agh.edu.pl z dowolnej przeglądarki www. Odbiór dokumentów przez adresatów możliwy jest poprzez dowolny program obsługujący pocztę elektroniczną.

Od strony technicznej - dokumenty w Systemie są przesyłane i rozpowszechniane w dwóch postaciach (identycznych co do treści): w oryginalnym formacie plików Microsoft Word oraz w formacie HTML, z zachowaniem kodowania polskich liter w standardzie ISO-Latin2.

Tak więc dokumenty do systemu trafiają (podczas wprowadzania) w formacie Microsoft Word. System przy pomocy wewnętrznych narzędzi dokonuje automatycznej konwersji tego dokumentu do formatu HTML. Następnie dokument jest rozsyłany do odbiorców w obydwu formatach, z jednoczesnych zapisem do bazy MySQL stanowiącej jądro archiwum. Archiwum to dostępne jest (po uprzedniej autoryzacji i sprawdzeniu uprawnień) dla każdego uprawnionego.

Osoby odpowiedzialne za funkcjonowanie Systemu:

Osoby odpowiedzialne za wprowadzanie dokumentów do systemu otrzymują specjalną instrukcję i dokumentację systemu oraz pomoc nadzoru autorskiego i technicznego w instalacji oprogramowania oraz w rozwiązywaniu ewentualnych problemów